利用事例

手間の少ないシステムづくりを目指して

手間のかかる一覧印刷を数クリックの設定で実現！
（社会福祉法人　北九州市社会福祉協議会　様）

社会福祉法人　北九州市社会福祉協議会様（以下、北九州市社会福祉協議会様）は、北九州市内の社会福祉事業施設又は団体の従事者を対象とした、福祉年金、脱退一時金、遺族一時金の支給などの共済事業を行っている。その共済事業の管理プラットフォームにkintoneを採用し、一覧画面の印刷にまほうの帳票「csvラポ」を採用いただいた。

今回、北九州市社会福祉協議会様にこのシステムの提案を行ったのが、株式会社勁草システックの野本様だ。勁草システック社は、山口県や福岡県で社会福祉協議会向けにkintoneを利用した管理業務システムの導入サポートを数多く手がけている。野本様から、北九州市社会福祉協議会様のシステム導入でcsvラポをご提案いただいた経緯についてお聞きした。

ご提案の発端

北九州市社会福祉協議会様は、複数の共済事業を手掛けられている。もともと、これらの業務管理には、10年以上前に開発したMicrosoft Accessのプログラムを利用していた。しかし、Accessのシステムは、システム自体のメンテナンスがしづらいだけでなく、Access自体のバージョンやWindowsのバージョンによって利用できる端末が制限される。北九州市社会福祉協議会様も利用できる端末を探して何とか対処をしていたが、多大な労力もかかっていたため、システムのアップグレードが急務の課題になっていた。

このような状況から、北九州市社会福祉協議会様は、勁草システック社にシステムの提案を依頼。当初は、パッケージの提案を希望されていたが、勁草システック社では、長期的な運用の観点で、運用状況や運用端末の変化に柔軟に対応できるWeb/クラウドのメリットが大きいと判断、kintoneで構築する提案を行った。

北九州市社会福祉協議会様のシステムの特長としては、一覧のバリエーションがとても多いこと。例えば、「掛け金を払っている人の一覧」「見舞金や祝い金のやり取りの一覧」、「掛け金の契約単位の一覧」など、いろいろな視点の一覧を使って確認作業を行っている。ここで課題として出てきたのが印刷だった。

課題1：全ての一覧画面で印刷が必要

「まず、kintoneで管理用に作成した一覧画面すべてで、抽出したデータを一覧で印刷する必要がありましたが、 kintoneの標準機能では、お客様の要望を満たすことができませんでした。 ブラウザの印刷機能を使って出力すると、不要なものまで印刷されてしまい、不要なものを消す作業に時間がとられてしまいます。 これを実業務でお願いするのには無理がありました。」

課題２：一覧印刷は帳票プラグインを使っても手間が多い

それであれば、帳票プラグインを使えばいいのでは？という発想になるだろう。しかし、ここにも課題があった。

「当初、kintoneでよく使われている帳票プラグインを検討しましたが、レコード印刷には強くても、一覧の印刷については、作り込みをしなければ出力ができませんでした。 しかも、運用時の印刷までの手数が多い。導入前にも後にも手間がかかるのが課題でした。」

課題３：帳票数が多いため、費用が高い

何より、帳票プラグインでは、それに応じた帳票フォームをすべて作らなければならない。
「今回、一覧画面がかなりあり、それらを全部対応しようとすると費用が高くなりすぎました。その割に運用時の効率がいいとは言えない。結局導入には至りませんでした。」

そんな中、野本様がサイボウズ社のパートナーサイトで見つけたのが、まほうの帳票「csvラポ」だった。早速、体験版プラグインを取り込んでいろいろな出力をした結果、これならお客様のシステムに合いそうだということで提案に至った。

出力帳票例

・加入者データ一覧表
・施設コード検索
・施設別加入者一覧①　施設コード54番まで
・施設別加入者一覧②　施設コード55～80
・施設別加入者一覧③　施設コード81～120
・施設別加入者一覧④　施設コード121～160
・施設別加入者一覧⑤　施設コード161～200
・施設別加入者一覧⑥　施設コード201以上
・福利厚生事業給付金状況表
・過去給付一覧
・脱退者一覧
・脱退処理一覧
・施設別共済保険料入金状況表
・過去入金過不足一覧

このほか、採用管理のアプリでもcsvラポを活用し以下のような帳票も出力。

・応募者一覧
・一次試験結果
・二次試験結果
・三次試験結果
・一次試験合格者
・二次試験合格者
・三次試験合格者

 

csvラポを選んだ理由

野本様が北九州市社会福祉協議会様にcsvラポを提案する決め手となったポイントが３つある。

１．フォーム作成やチューニングが要らないのに安価

前述のとおり、北九州市社会福祉協議会様のシステムでは、管理用の一覧画面全てから帳票を出力する必要があった。 「『csvラポ』はフォームを作らなくていいだけでなく、仮に一覧画面の表示順が変わってもチューニングの必要がありません。 通常であれば、フォームの作成費も上乗せする必要がありますが、csvラポにはそれが必要ありません。ここまでできて、1か月5,500円から使えるという安価さ。 お客様にお勧めしやすいと思った一番大きなポイントでした。」

２．設定は数クリック、ボタンを押せば帳票がすぐに出てくる

「csvラポでは、一覧画面にあるボタンをクリックすると、すぐに出力結果が出てきます。 しかもプラグインの設定は数クリック。お客様にとって使いやすい状態がカンタンな設定で実現できるのが、魅力でした。」

３．合計や件数表示もできる「コマンド機能」

導入前にここまでできたらいいのにと思っていたのが「合計」と「件数」表示だった。

「データを見やすい形にするだけだと思っていたので、要望事項として伝えたんです。そうしたら、コマンド機能を使えばそれできますよ！という回答が。 フォームを作らずここまでできるんだ・・・とびっくりしています。」

kintoneの連携サービスをいくつか試されている野本様。そんな中、気になるのは問い合わせの対応。メールサポートしか受付窓口がないと不安な点も多いそうだ。

「その点、csvラポはお電話も含めスムーズにご対応いただきましたので、諸事安心して取り組むことができました。」

今後

現在、北九州市社会福祉協議会様と連携して、csvラポの出力の機能を試してみているという野本様。

「コマンド設定画面やコマンド機能を使うことで、どこまでフォームを作らず対応できるのかが楽しみです。 やり取りの中で「利用者の要望を受け止めてサービスを改良したい」というご意向が伝わりますので、個人的には現時点でも他社サービスより機能・価格面で優れていると確信していますが、 今後さらに他のお客様にも、自信を持ってお勧めできると感じています。」

 

お客様情報

 

お客様名	社会福祉法人　北九州市社会福祉協議会　様
まほうの帳票 csvラポ	利用料ライト（1か月500回まで）
開発サポート	株式会社勁草システック　様 公式サイト：https://www.keisoh.co.jp/